AktualnościWiedza

Efektywność osobista – ćwiczenie

Efektywność osobista

Efektywność osobista jest jak mięsień, który można wyćwiczyć. Warto zacząć trening, by jeszcze lepiej realizować cele.

W poprzednim artykule pisaliśmy o tym, czym jest efektywność osobista. W tym zapraszamy do wyćwiczenia tej umiejętności.

Znajdź odpowiedni czas i miejsce i zrób „Tygodniowy przegląd”. Wybierz moment, kiedy nikt i nic nie będzie cię popędzać czy przeszkadzać. To bardzo ważny warunek efektywnego przeprowadzenia przeglądu, bo tylko w warunkach całkowitego spokoju zapewnisz sobie optymalną koncentrację i perspektywę.

Tygodniowy przegląd danych

Taki przegląd danych oraz planu zadań praktykowany systematycznie (rytm) może w największym stopniu wpłynąć na twoją produktywność.

  • Jest na tyle krótką perspektywą czasu, żeby zdarzenia mogły być wysoce przewidywalne. Jednocześnie ryzyko zmian utrzymało się (poza awaryjnymi sytuacjami) na akceptowalnym poziomie.
  • Jest na tyle długą perspektywą czasu, żeby można było zadbać o wykonywanie priorytetowych zadań z odpowiednią rezerwą. W większości przypadków umożliwia to uniknięcie ryzyka niedotrzymania terminu.
  • Wykorzystuje rytm Twoich cotygodniowych, regularnych zajęć i obowiązków i tym samym ułatwia zaplanowanie pozostałych zadań (nieregularnych).

Efektywność osobista – trzy kluczowe działania

Tygodniowy przegląd powinien obejmować następujące działania:

1. Przegląd wszystkich zgromadzonych informacji i zadań do wykonania.

  • Zajrzyj do wszystkich swoich miejsc gromadzenia informacji i zadań: analogowych oraz cyfrowych, stacjonarnych oraz mobilnych. Poświęć czas na opróżnienie ich wszystkich do zera.
  • Zastanów się też przez chwilę spokojnie. Może czegoś nie zdążyłeś(aś) zanoto- wać, a jest do zrobienia i teraz ma szansę ci się przypomnieć?

2. Zaplanowanie zadań do realizacji w najbliższym tygodniu.

  • Zacznij od przejrzenia zadań już zaplanowanych na ten tydzień w kalendarzu. Może coś trzeba zaplanować lub zrobić w związku z nimi?
  • Sprawdź poprzedni tydzień w kalendarzu. Może są w nim jakieś niezrealizowane zadania, które trzeba uwzględnić do realizacji w najbliższym tygodniu?
  • Sprawdź Twoją tabelę delegowanie oraz Listy Kontrolne Projektów. Jakie zadania w nich zawarte trzeba zrealizować w najbliższym tygodniu?
  • Zaplanuj zadania wynikające z opróżnienia wszystkich Twoich miejsc gromadzenia informacji i zadań. Które z nich trzeba zrealizować w najbliższym tygodniu, a które mogą trafić na listę WYPEŁNIACZY?

3. Kontrola postępu realizacji już rozpoczętych zadań i ewentualne korekt

  • Sprawdź bieżący status wszystkich Twoich zadań w trakcie realizacji, szczególnie pod kątem ewentualnych korekt i dodatkowych działań do podjęcia w najbliższym tygodniu.
  • Które zadania zostały zakończone i można je już zamknąć?

Ważne role

Tygodniowy przegląd ma jeszcze dwa istotne zadania do spenieia:

  • Pomoże zachować właściwe proporcje pomiędzy przeszłością, teraźniejszością i przyszłością. Weryfikując ubiegły tydzień (przeszłość), monitorując bieżący status zadań (teraźniejszość) oraz planując zadania na najbliższy tydzień (przyszłość).
  • Przyczyni się do wsparcia procesu Twojego ciągłego rozwoju, jeżeli zadbasz, aby podczas weryfikacji ubiegłego tygodnia wyciągnąć wnioski dla siebie na przyszłość. Jednocześnie planując najbliższy tydzień, uwzględnić w tych planach uczenie się czegoś nowego.

Źródło: Ćwiczenie pochodzi z książki „Efektywność osobista 4X4” , Wiktor Sigiel, wyd. MT Biznes

Powiązane artykuły

Back to top button